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Key Performance Indicators (KPI): Leistungskennzahlen einfach erklärt

Das Kennzahlen Veränderungen bewirken, kennt man aus dem praktischen Leben: Jeder, der schon einmal sein Gewicht reduzieren wollte, hat Bekanntschaft mit Key Performance Indicators (kurz KPI) gemacht: der „Kalorienzufuhr pro Tag“. Zusammen mit einer Zielvorgabe, nämlich der Gewichtsreduktion kann ein KPI dazu dienen, Entscheidungen im Sinne der Zielvorgabe zu treffen. Solche zentralen Kenngrößen, KPI genannt, werden im betriebswirtschaftlichen Umfeld eingesetzt, um Zielvorgaben unternehmensweit umzusetzen und zu kontrollieren. Wir geben in diesem Artikel zunächst eine KPI Definition und erläutern anwendungsorientiert die Frage: „Was sind KPIs?“. Am Ende des Artikels geben wir einen kurzen Ausblick auf die KPI Analyse mit predictive BI Analytics und Dashboards.

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Dieser Artikel beantwortet folgende Fragen

  • Was sind KPIs?
  • Wie lautet die KPI Definition?
  • Wozu verwendet man Key Performance Indicators (KPI Definition)?
  • Welche Vorteile bieten KPIs?
  • Welche Eigenschaften besitzen KPIs in den unterschiedlichen Bereichen?
  • Wie verwendet man eine KPI Analyse, um die Messinstrumente gewinnbringend einzusetzen?

Zahlen über Zahlen: Kennzahl, Performance Indicators, Key Performance Indicators, …

Für die Beurteilung von Leistungen und die Erfüllung von Zielvorgaben sind seit langem Kennzahlen im praktischen Gebrauch. Meistens ist die Anzahl der verwendeten Kennzahlen dabei sehr unübersichtlich und gefühlt wächst die Anzahl ständig an. Die Beliebtheit beruht darauf, dass eine Kennzahl in der betriebswirtschaftlichen Anwendung ein objektives messbares Instrument darstellt. Änderungen und Entwicklungen können im zeitlichen Verlauf beschrieben werden. Somit können die KPI mit Business Intelligence Analysen (BI Analytics) verknüpft werden, um beispielsweise prädiktive Aussagen zu generieren.

Allgemein unterscheidet man zwischen folgenden Messgrößen:

  • Kennzahlen (Indicators): Als Kennzahl wird eine quantitative Größen bezeichnet, die eine definierte Situation oder Tatbestand kennzeichnet. Dabei wird zwischen absoluten und relativen Kennzahlen unterschieden. Bei relativen Kennzahlen werden mindestens zwei Größen miteinander in Bezug gesetzt, z.B. Arbeitsstunden je Projekt und je Woche.
  • Performance Indicators (PI): Ein Teil der Kenngrößen agiert als Performance Indicator oder Leistungskennzahl. PIs sind Kennzahlen, mit denen der Fortschritt und die Umsetzung gesetzter Ziele beschrieben werden. Sie messen eine Leistung im weitesten Sinne.
  • Key Performance Indicators (KPI): KPI sind dagegen eine Teilmenge der PIs, sogenannte Schlüsselkennzahlen. Laut Definition kann eine KPI aus einer Kennzahl bestehen oder aus mehreren Kennzahlen zusammengesetzt sein. Hierbei ist es wichtig, nur eine begrenzte dafür aber aussagekräftige Menge an KPIs zu definieren.
KPI Definition: Das ist die Bedeutung von Key Performance Indicators
KPIs schematisch dargestellt

Wir stehen Ihnen zur Seite wenn es um die Definition effektiver Key Performance Indicators geht, die Überprüfung hinsichtlich der Messung der Zielvorgaben, der Etablierung von Normwerten oder Grenzen für KPI oder der KPI Analyse im Sinne von BI Analytics. Wir unterstützen Sie, ihr Kennzahlensystem in ihrem Unternehmen mit aussagekräftigen KPI auszustatten. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! 

Definition KPI

Key Performance Indicators (KPI) sind Leistungsindikatoren, die einfach und verständlich Leistungen eines Unternehmensbereichs messen und beschreiben. Dabei können Unternehmensbereiche einzelne Mitarbeiter, Teams, Abteilungen, Niederlassungen oder gesamte Unternehmen sein. Ein KPI zeichnet sich durch seine Einfachheit und Verständlichkeit aus und ist im zeitlichen Verlauf messbar. Für einen Bereich bzw. unternehmensweit gibt es nur wenige Key Performance Indicators.

KPI für bestimmte Unternehmensbereiche

Nicht in allen Unternehmensbereichen werden alle KPIs die gleiche Relevanz besitzen. Deshalb bildet man oft spezifische Kennzahlen für bestimmte Unternehmensbereiche, wie beispielsweise:

  • Marketing
  • HR Management
  • Logistik
  • Produktion
  • Vertrieb
  • Entwicklung

Ist das unternehmensweite Ziel beispielsweise, das Wachstum zu fördern, so kann man dieses Ziel durch die Kenngröße „Umsatz“ ausdrücken. Allerdings lässt sich dieser Indikator in Unternehmensbereichen wie HR Management, Entwicklung oder Marketing nicht unmittelbar messen. Es ist nicht direkt messbar, inwieweit eine Kampagne oder die Einstellung neuer Mitarbeiter sich auf den Umsatz des Unternehmens auswirkt. In diesen Bereichen kann man das Wachstum eines Unternehmens allerdings abbilden durch Kennzahlen wie z.B.„Response Rates“, „Neueinstellungen pro Monat“ oder auh der „Anzahl der Bewerber pro Kanal“.

KPI sollen möglichst gut abbilden, wie gut die Zielvorgaben erreicht werden. So ist eine direkte Verbindung zwischen KPI und Zielvorgabe und –Erfüllung möglich und von allen Mitarbeitern umsetzbar.

KPI Identifizierung

Leistungskennzahlen oder Key Performance Indicators werden für das gesamte Unternehmen festgelegt, um zu gewährleisten, dass die ganze Organisation auf die gleichen Ziele ausgerichtet ist und Hand-in-Hand auf vorgegebenen Kurs steuert. Es ist dabei Aufgabe der Führungskräfte, Key Performance Indicators für einen Verantwortungsbereich zu etablieren.

Ausgehend von den im Unternehmen gebräuchlichen Kenngrößen selektiert man schrittweise KPI Kandidaten.

Dabei sollte man folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Bewertbarkeit: Für jeden KPI muss ein Bereich angegeben werden können, der unauffällig ist. Im Gegenzug dazu existiert ein Wertebereich, der als auffällig und/oder kritisch gilt.
  • Eindeutige und reliable Berechnung: KPIs müssen eindeutig definiert sein und keinerlei Spielraum ermöglichen.
  • Verständlichkeit: Berechnung und Interpretation der KPI muss für alle Mitarbeiter, die mit dem KPI arbeiten klar und verständlich sein.
  • Einflussfaktoren: KPIs müssen aktiv durch z.B. Prozessveränderungen geändert bzw. kontrolliert werden können.
  • Zeitliche Invarianz: KPIs müssen über lange Zeit vergleichbar bleiben, d.h. die Berechnungsbedingungen müssen über einen langen Zeitraum gewährleistet sein und konstant bleiben.

Beispiel: HR Analytics im Recruiting

Um den Recruiting Prozess zu optimieren und den Erfolg der Personalgewinnung zu steigern, will ein Unternehmen Kennzahlen einführen.

Problem: Die zu lösende Herausforderung besteht darin, dass trotz vieler Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Kanälen die Anzahl an Bewerbern relativ gering ist.

Informationen: Um diese Herausforderung zu lösen, benötigt man Informationen wie z.B.: Wie groß ist die Bewerberausbeute aus den verschiedenen Kanälen (Social Media, Xing, Jobportale, etc.)? Wie viele Besucher haben die Stellenangebote gelesen? Wie groß ist die Verweildauer auf den Seiten?

Kennzahlen: Auf Basis dieser problemgebundenen Fragestellungen lassen sich relevante Kennzahlen bestimmen: z. B. Anzahl der Bewerber je Kanal (Applications per channel), Anzahl der Seitenbesucher je Tag oder Verweildauer pro Aufruf und IP-Adresse.

Damit man beispielsweise Applications per Channel als KPI verwenden kann, müssen die 5 Kriterien erfüllt sein:

  • Bewertbarkeit: Hat ein Kanal keine Bewerbung zur Folge, ist dieser auffällig. Kanäle mit mindestens einer Bewerbung dagegen sind unauffällig.
  • Eindeutige und reliable Berechnung: schriftliche Bewerbung oder Bewerbung über das Bewerberformular seit Anzeigenschaltung in Relation zur Gesamtdauer der Anzeigenschaltung.
  • Verständlichkeit: Anzahl der Bewerbungen bezogen auf den Zeitraum der Schaltung um verschieden lange Anzeigendauern miteinander vergleichen zu können. Einfache Maßzahl, die mit Auszählen erhoben werden kann.
  • Einflussfaktoren: Anhand einer Veränderung des Wortlauts der Anzeige, zweisprachigen Anzeigen, der Anzeigenlänge oder eine Höhergewichtung der Anzeige durch kostenpflichtige Anzeigenangebote kann man die Anzeigen attraktiver gestalten und einem größeren Interessentenkreis zur Verfügung stellen.
  • Zeitliche Invarianz: Die Anzahl der Bewerber sowie die Dauer der Anzeigenschaltung kann unabhängig von der Zeit bestimmt werden.

Veränderungen durch KPI

Jeder, der schon einmal eine Diät gemacht hat weiß, welche einschneidende Bedeutung bloße Zahlen im Alltag haben können. Mit dem Ziel einer Gewichtsreduktion vor Augen wird der Appetit auf einen Schokoriegel mit 500 kcal schlagartig vergehen. Dazu reicht bereits ein einfacher Vergleich mit dem Sollwert.

Ähnliche Wirkung hat ein KPI innerhalb eines Unternehmens: Durch die inhaltliche Verknüpfung der Zahl mit einer Zielvorgabe, einem Zweck, einer Botschaft oder Maßnahme erhalten die Ziffern eine Bedeutung und können zu Verhaltensänderungen führen. Weitverbreitete Botschaften im betriebswirtschaftlichen Umfeld sind beispielsweise:

  • Wir müssen mehr Gewinn erzielen!
  • Wir müssen effektiver werden! …

Interpretiert können Key Performance Indikatoren in Hinblick auf die Zielsetzung anhand von vorgegebenen Sollwerten (Soll-Ist-Vergleich). Die Sollwerte kann man individuell auf die Zielvorgaben abstimmen und anpassen.

Auch die Einführung des KPI im HR-Management anhand der „Application per Channel“ führt dazu, dass Stellenangebote in Kanälen, die keine Bewerbungen zur Folge haben nicht mehr genutzt werden bzw. stark überarbeitet werden, um auf die Zielgruppe bessere Attraktivität zu haben. Auch verstärkte Werbemaßnahmen auf Kanälen mit vielen Bewerbern können zu einer weiteren Steigerung der Bewerberraten führen.

Effektive KPI Verwendung

Für die effektive Verwendung von KPI, die KPI Analyse und eine Integration von KPI in Entscheidungsprozesse sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Verwendung relevanter KPI: Für jeden Unternehmensbereich sollte man ausschließlich relevante KPI verwenden. Dabei sollte man die Belange und Aufgabenfelder der jeweiligen Abteilungen berücksichtigen.
  • Definition und Zielsetzung der KPIs sind allen Mitarbeitern klar.
  • Verantwortlichkeiten benennen: Für die Umsetzung ist es wichtig, dass die Verantwortlichkeiten eindeutig benannt und aufgeteilt werden: Abruf der KPIs, Gegensteuerung, Umsetzung der Zielvorgaben, Erhebung der Messwerte.
  • Einbindung und Organisation: KPI müssen in die betrieblichen Prozesse eingebunden werden und in der täglichen Arbeit Berücksichtigung finden. Kennzahlen werden routinemäßig in Meetings genannt und besprochen, Entwicklungen diskutiert. Beziehungen zwischen Kennzahl und Konzepten sowie Situationen oder Arbeitsleistungen sollen immer wieder direkt hergestellt werden.
  • Regelmäßige Analyse hinsichtlich der KPI Anforderungen: Entspricht der KPI im jeweiligen Verantwortungsbereich noch den Anforderungen der Zielsetzung?
  • Darstellung von KPIs als Dashboards: Durch die graphische Veranschaulichung eines KPI können Veränderungen leichter erfasst werden. Außerdem kann man zeitliche Veränderungen und die Zielerfüllung mit einem Blick erfassen.
  • BI Analytics: Mit BI Analytics kann man Verbindungen und Abhängigkeiten mit anderen Performance Indicators feststellen und quantifizieren. BI predictive Analytics erlaubt eine Vorhersage von zukünftigen Entwicklungen auf Basis der bisherigen Datenlage. So kann man Business Entscheidungen objektiv untermauern.

Zusammenfassung

Key Performance Indicators nehmen eine zentrale Rolle in Unternehmen ein. Damit diese Bedeutung gerechtfertigt ist, sollte man die Kenngrößen auf die Zielsetzung abstimmen. Außerdem müssen die KPIs den Bedürfnissen der einzelnen Funktionseinheiten oder Abteilungen entsprechen und alle Mitarbeitern müssen die Kennzahlen akzeptieren und verstehen. KPIs fungieren aber nicht nur als Maßzahlen für die Prozesskontrolle. Mit Hilfe der Kennzahlen kann man im Rahmen der KPI Analyse wichtige Zusammenhänge erkennen. Mit Business Analytics kann man zudem Vorhersagen treffen und so zukünftige Entwicklungen abschätzen. Gerne beraten wir sie im Rahmen unserer statistischen Beratung ausführlich zu den Möglichkeiten.

Weitere Informationen

Wikipedia: Artikel zum Thema

Big Data Insider zum Thema Leistungskennzahlen