Die Mitarbeiterbefragung ist ein häufig verwendetes Instrument der Führungsebene, um die Stimmung und Meinung der Mitarbeiter strukturiert zu erfassen. Auch für die Mitarbeiter kann dies eine gute Möglichkeit sein, sachlich und anonym die eigenen Erfahrungen weiterzutragen. Schließlich garantiert die Arbeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter den Unternehmenserfolg. Allerdings kann bei der Mitarbeiterbefragung schon in der Entwicklung eines Fragebogens einiges schief gehen. Dann scheitert die Auswertung Mitarbeiterbefragung bereits am Fragebogen. Dies gilt insbesondere, wenn die Gütekriterien Fragebogen wie etwa Objektivität, Validität, Reliabilität oder die Rücklaufquote nicht beachtet werden. Stellen sie sich folgendes Szenario vor:
Kurz vor dem Wochenende finden sie die Aufforderung des Chefs zur Mitarbeiterbefragung: Umfang 50 Seiten, kleingedruckt, Abgabe morgen, mit Verweis auf die Folgen einer Arbeitsverweigerung – diese Mitarbeiterbefragung muss doch scheitern!
Wir stellen ihnen 6 ultimative Gütekriterien Fragebogen vor. Diese sollten sie unbedingt beachten, wenn Sie ihre Mitarbeiterbefragung zum führen möchten: Objektivität, Validität, Reliabilität, Rücklaufquote, Datenqualität und Software für eine hochwertige Auswertung.
Wenn sie Fragen zu ihrer Auswertung Mitarbeiterbefragung haben, können sie sich jederzeit vertrauensvoll an unsere Experten wenden. Unser Service reicht von einer Beratung über die komplette und professionelle Durchführung einer Mitarbeiterbefragung unter Berücksichtigung aller Gütekriterien Fragebogen.
Dieser Artikel beantwortet folgende Fragen zu Gütekriterien Fragebogen:
- Gütekriterien Fragebogen: Welche Kriterien gibt es?
- Was versteht man unter einer Rücklaufquote (Mitarbeiterbefragung)? Wie kann man die Rücklaufquote steigern?
- Warum sind die Faktoren Objektivität, Validität, Reliabilität für eine Befragung wichtige Qualitätsmerkmale?
- Wie kann man die Datenqualität steigern?
- Welche Software eignet sich für eine qualitativ hochwertige Auswertung (Mitarbeiterbefragung)?
Rücklaufquote Mitarbeiterbefragung: Besitzen Sie die Unterstützung ihrer Mitarbeiter?
Die Rücklaufquote (Mitarbeiterbefragung, engl. Response rate) gibt an, wie viele ausgefüllte Fragebögen in der vorgegeben Zeit abgegeben werden, bezogen auf die Gesamtzahl aller involvierten Mitarbeiter. Dabei fallen die Defintionen unterschiedlich aus, je nachdem, ob man alle oder nur vollständige Fragebögen zählt. Generell sollte man eine Rücklaufquote von 100% anstreben, wenngleich man dieses Ziel nicht oft erreichen wird. In der Regel sollte die Rücklaufquote aber mindestens 70% erreichen.
Die Rücklaufquote (Mitarbeiterbefragung) ist aus zweierlei Gesichtspunkten ein wichtiger Aspekt der Gütekriterien: Fragebogen die eine eine hohe Rücklaufquote haben, können die Repräsentativität der Daten gewährleisten. Nur so kann man ein vollständiges Abbild der Meinungen der Befragten dokumentieren. Geringe Rücklaufquoten sind deshalb immer auf systematische Ursachen zu überprüfen. Besonders bei Mitarbeiterbefragungen zeigt sich in der Rücklaufquote zudem auch die Motivation und Unterstützung der Mitarbeiter.
Für eine hohe Rücklaufquote (Mitarbeiterbefragung) sind Punkte wie ein einfach auszufüllender, verständlicher Fragebogen hilfreich, das Vertrauen der Mitarbeiter in eine anonyme und wertschätzende Meinungsäußerung innerhalb des Unternehmens sowie die Wahl des richtigen Zeitpunktes. Idealerweise schafft der Arbeitgeber daher Freiraum für das Ausfüllen des Fragebogens. Außerdem sollte der gesamte Erhebungszeitraum für die Motivation der Mitarbeiter genutzt werden. Dann kann die Rücklaufquote deutlich gesteigert werden.
Validität: Misst ihr Fragebogen die Komponenten, die sie interessieren?
Ein weiterer Aspekt der Gütekriterien Fragebogen ist die Validität der Mitarbeiterbefragung. Die Validität eines Fragebogens misst, wie gut der Fragebogen alle Aspekte eines Items abbildet. Ein Item in der Mitarbeiterbefragung kann beispielsweise „Zufriedenheit“ sein. Die Validität sagt also aus, wie gut alle Facetten der Zufriedenheit im Fragebogen erfasst sind. Als Maß dafür wird die Konstruktvalidität angegeben. Dabei wird untersucht, ob inhaltlich ähnliche Fragen auch eine hohe Korrelation aufweisen und umgekehrt (Konvergenz bzw. Divergenzvalidität). Die Konstruktvalidität eines Fragebogens lässt sich z.B. mit Multitrait-Multimethod-Matrizen überprüfen.
Reliabilität: Ist die Mitarbeiterbefragung zuverlässig?
Als dritten Gesichtspunkt der Gütekriterien Fragebogen zählt die Reliabilität der Mitarbeiterbefragung. Die Reliabilität zeigt die Zuverlässigkeit die Befragung an. Bei identischen Bedingungen sollten bei der gleichen Person die gleichen Ergebnisse erzielt werden. Am besten kann man diesen Aspekt beurteilen, wenn Fragebögen mehrmals von den gleichen Mitarbeitern ausgefüllt werden. Eine Alternative dazu stellt die Berechnung der inneren Konsistenz als Maß für die Reliabilität dar. Die interne Konsistenz misst, ob die Fragen das gleiche Merkmal messen. Als Maß für die interne Konsistenz dient Cronbachs alpha. Je stärker die Items korrelieren, um so näher ist Cronbachs alpha am Wert 1. Werte ab 0,7 gelten allgemein als akzeptabel. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass Cronbachs alpha stark von der Anzahl der Fragen abhängig ist. Je mehr Fragen in die Berechnung eingehen, umso höher ist Cronbachs alpha. Aus diesem Grund werden vermehrt robustere Maßzahlen eingesetzt, um die Reliabilität zu überprüfen.
Objektivität: Ist ihre Befragung manipulierbar?
Einen wesentlichen Punkt der Gütekriterien Fragebogen stellt die Objektivität der Mitarbeiterbefragung dar. Unter der Objektivität eines Fragebogens versteht man den Grad der Abhängigkeit des Untersuchungsresultates von äußeren Einflüssen, wie z.B. Interviewer, Situation oder Analyst. Dementsprechend unterscheidet man Erfassungs-, Auswertungs- und Interpretationsobjektivität.
Erfassungsobjektivität beschreibt die Beständigkeit der Untersuchungsbedingungen. Unter der Auswertungsobjektivität werden alle Einflüsse erfasst, die mit der Dateneingabe zusammenhängen: Das Ausfüllen des Fragebogens digital oder analog, aber auch die Eingabe der Fragen in das Auswertungsprogramm. Besonderes Augenmerk erfordern dabei offene Fragen oder fehlende Angaben. Eine Quantifizierung kann mittels doppelter Dateneingabe erfolgen. Um die Interpretationsobjektivität zu gewährleisten sollten Leitlinien insbesondere für die Auswertung offener Fragen vorgegeben werden. Eine Auswertung außerhalb des Unternehmens erhöht die Objektivität. Auch die Beteiligung weniger Fachleute an der Interpretation sichert eine hohe Interpretationsobjektivität zu.
Datenqualität – Umgang mit fehlenden Daten: Können die Ergebnisse verallgemeinert werden?
Neben der Objektivität, Validität, Reliabilität und der Rücklaufquote , ist die Datenqualität ein wichtiger Teil der Gütekriterien Fragebogen. Ein allgegenwärtiges Problem von empirischen Erhebungen ist die Unvollständigkeit von Fragebögen. Antworten können zum Beispiel fehlen, wenn der Befragte keine Meinung zu einer Antwort hat. Genauso kann es aber auch vorkommen, dass eine Antwort schlicht übersehen wird. Dies ist auch nicht weiter schlimm, solange die fehlenden Werte zufällig sind. Problematisch sind allerdings systematische Auslassungen, wie sie manchmal bei heiklen Fragen zu finden sind.
Ein solches Ausweichen kann nur durch eine sensible Fragestellung vermieden werden. Sind die Daten bereits erhoben, kann allerdings keine Korrektur mehr stattfinden. Meist müssen die Fragen komplett von der Analyse ausgeschlossen werden, da es sonst zu einer Verzerrung der Ergebnisse kommt. Ein wirksames Mittel um systematische von zufälligen fehlenden Werten abzugrenzen ist die Einführung einer zusätzlichen Antwortmöglichkeit, z.B. „kann ich nicht beurteilen“.
Weitere Aspekte zur Likert Skala sind in einem extra Blogartikel zusammengestellt.
In gängiger Statistiksoftware sind Möglichkeiten implementiert, um zufällig fehlende Werte zu berücksichtigen. Bereits in der Dateneingabe können dann Werte definiert werden, die fehlende Daten kennzeichnen. Bei der Auswertung der Daten können fehlende Werte dann ausgeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit besteht außerdem darin, fehlende Werte mit geeigneten Werten zu ersetzen, z.B. Gruppenmittelwerte oder Mediane.
Software für die Datenanalyse – Excel, SPSS oder Alternativen
Die Qualität einer Mitarbeiterbefragung wird nicht nur durch Faktoren wie Objektivität, Validität, Reliabilität oder der Datenqualität, sondern auch durch die Auswertung mitbestimmt. Wichtige Aspekte für die Auswertung Mitarbeiterbefragung haben wir für Sie zusammengestellt.
So ist ein weiterer Punkt der Gütekriterien Fragebogen in der Auswahl der Software für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung zu finden. Bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung ist es sinnvoll, sich Gedanken um die Software zumachen, mit der die Befragung ausgewertet werden soll. Viele kommerzielle Produkte im Bereich der Mitarbeiterbefragung am Bildschirm bieten bereits eingebaute Auswertetools ein. Vor Durchführung der Befragung ist es deshalb sinnvoll zu überprüfen, ob alle Fragen hinreichend beantwortet werden können. Aber auch die Exportmöglichkeiten für Präsentationsprogramme müssen gegeben sein.
Analyse mit Excel: Bekannter Allrounder mit begrenzten Möglichkeiten
Alternativ kann die Datenerfassung und Auswertung mit einer Tabellenkalkulation durchgeführt werden. Zu den Vorteilen gehört z.B. die große Verbreitung und die Kompatibilität bei Datenaustausch. Weiterhin ist ein großer Vorteil sicherlich die bekannte und oft intuitive Handhabung der Programme. Im regulären Funktionsumfang von Excel können in der Regel alle Auswertungen im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden. Dazu gehören beispielsweise Korrelationsanalyse, Berechnung der Maßzahlen und die Erstellung von Diagrammen. Der Nachteil der Tabellenkalkulation ist darin zu sehen, dass in der Datenerfassung so gut wie keine Festsetzungen möglich sind, um eine hohe Datenqualität zu erhalten. Es können zwar Variablennamen vergeben werden, in der Datenerfassung können allerdings alle Typen von Daten eingegeben werden. Es gibt daher nur unzureichende Warnungen bei fehlerhafter Datenerfassung.
SPSS: Das Spezial-Tool für statistische Analysen
Eine Alternative zu Excel stellt z.B. das Programmpaket SPSS der Firma IBM dar: Es bietet vollen vollumfänglich statistische Methoden, hat einen großen Pool graphischer Möglichkeiten sowie Exportmöglichkeit in gängige Formate. In der Datenerfassung können zudem Variablennamen vergeben werden, Skalen und Labels definiert werden. Dadurch wird die Datenerfassung wesentlich vereinfacht. Nur zugelassene Werte werden gespeichert. Außerdem können auch fehlende Werte berücksichtigt werden.
Gegenüberstellung Tabellenkalkulation Excel vs. Statistik Software SPSS
Für die Wahl der geeigneten Software ist es unabdingbar, sich vor Durchführung der Befragung genau zu überlegen, welche Features benötigt werden. Als Hilfe für diesen Aspekt der Gütekriterien Fragebogen zeigen wir deshalb in der folgenden Tabelle eine Gegenüberstellung von Excel und SPSS:
| Excel | SPSS | ||
| Preis für Jahreslizenz Einzelnutzer | Etwa 50-100 EUR, ältere Versionen kostengünstiger | Etwa 1200 EUR für Basislizenz, kostenpflichtig erweiterbar | |
| Dateneingabe | Festlegung von Variablennamen | ✔ | ✔ |
| Definition von labels | X | ✔ | |
| Definition von fehlenden Werten | X | ✔ | |
| Auswertung Mitarbeiterbefragung | Kennwerte für mittlere Lage | ✔ | ✔ |
| Streuungsmaße | ✔ | ✔ | |
| Häufigkeitsauszählung | ✔ | ✔ | |
| Diagramme | Balkendiagramme | ✔ | ✔ |
| Säulendiagramme | ✔ | ✔ | |
| Kreisdiagramme | ✔ | ✔ | |
| Gruppierte Darstellungen | ✔ | ✔ | |
| Export | In andere Office Produkte meist mittels drag&drop, alle gängigen Formate | Word, pdf, Grafikformate | |
| Besonderheiten | Verleitet insbesondere bei der graphischen Darstellung zu Schnickschnack | SPSS berechnet standardmäßig sehr viel output, manchmal ist es mühsam, das Relevante vom Irrelevanten zu trennen. | |
| Einarbeitungszeit gering, da allgemein bekanntes Programm | Verfügt über eine menügesteuerte Oberfläche, keine Programmierkenntnisse notwendig. | ||
Gütekriterien Fragebogen: Auswertung Mitarbeiterbefragung sicherstellen durch Objektivität, Reliabilität, Validität und Rücklaufquote
In diesem Artikel haben wir ihnen die Gütekriterien Fragebogen vorgestellt: Objektivität, Reliabilität, Validität und Rücklaufquote (Mitarbeiterbefragung). Software, die geeignet ist, um die durchzuführen, haben wir dabei exemplarisch benannt. Außerdem haben wir die Vor- und Nachteile der Programme genannt.
Die Mitarbeiterbefragung stellt ein wirksames und mächtiges Tool für den Austausch innerhalb eines Unternehmens dar. Sie ist allerdings nur dann erfolgversprechend und aussichtsreich, falls die Befragung nachvollziehbar, fachkundig und in jeglicher Hinsicht fehlerfrei ausgeführt wird. Jede Nachlässigkeit zieht außerdem unmittelbar den Verlust des Vertrauens der Mitarbeiter nach sich. Wenn sie Mitarbeiterbefragung gewinnbringend nutzen wollen, dann richtig!
Die besten Tipps für den Mitarbeiterbefragung-Fragebogen
Laut einer Umfrage von Gallup fühlen sich nur 15% der Mitarbeiter in Deutschland an Ihr Unternehmen gebunden. Eine schwache Mitarbeiterbindung ist jedoch problematisch: Mitarbeiter mit geringer Bindung ans Unternehmen verrichten häufig nur noch “Dienst nach Vorschrift” und empfinden keinerlei Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Damit solche Probleme im eigenen Unternehmen gar nicht erst entstehen, sollten regelmäßige Mitarbeiterbefragungen auf Basis von Fragebogen stattfinden – z. B. mit Hilfe vom Mitarbeiterzufriedenheit Fragebogen. Rückmeldungen von Mitarbeitern können den Unternehmen wichtige Bereiche für Verbesserungen aufzeigen. Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung kann somit dabei helfen, Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Mitarbeitermotivation zu entwickeln. Eine Mitarbeiterbefragung ist jedoch nur so gut wie die Qualität und Relevanz des Mitarbeiterbefragung-Fragebogens und die Nachbereitung der Umfrage. Direktes Feedback von den eigenen Mitarbeitern erfordert eine sorgfältige Vorbereitung vom Mitarbeiterbefragung-Fragebogen bzw. vom Mitarbeiterzufriedenheit Fragebogen. Nur so erzielt man klare und praktisch orientierte Ergebnisse. In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Tipps für einen Fragebogen für Mitarbeiter vor.
Sollten Sie Unterstützung bei Ihrer Mitarbeiterbefragung benötigen, helfen Ihnen unsere Statistiker und Datenspezialisten gerne weiter. Wir helfen Ihnen beim Data Mining und bei der Datenauswertung aus dem Mitarbeiterbefragung-Fragebogen. Nutzen Sie hierzu einfach unser Kontaktformular für eine kostenlose Beratung & ein unverbindliches Angebot!
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Mitarbeiterumfragen gestalten, um individuelle Erfahrungen zu analysieren
Mitarbeiterbefragungen eignen sich hervorragend dazu, um interne Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation oder Bindung an das Unternehmen zu erheben. Selbstverständlich sollte ein Unternehmen auch “harte” externe Faktoren wie Fluktuation oder Produktivität überwachen und analysieren. Allerdings ergibt sich meistens erst durch die Erhebung von internen Faktoren und die Durchführung Mitarbeiterbefragungen ein vollständiges Bild für das Personalmanagement.
Zwei Personen in der gleichen Funktion, mit dem gleichen Gehalt und mit dem gleichen Vorgesetzten können ihr Arbeitsumfeld radikal anders erleben. Dementsprechend unterschiedlich kann die Zufriedenheit und Motivation bei den Mitarbeitern ausfallen. Ein Unternehmen sollte sich daher niemals ausschließlich auf die Messung externer Faktoren verlassen. Ein gutes, eventuell sogar evidenzbasiertes Personalmanagement sollte immer auch versuchen, die persönlichen Erfahrungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen. Hierfür bietet sich die Durchführung Mitarbeiterbefragung. Man sollte daher besondere Aufmerksamkeit darauf legen, regelmäßig Mitarbeiterumfragen zu gestalten. Eine korrekt durchgeführte Mitarbeiterbefragung durch einen Fragebogen ermöglicht detaillierte Einblicke darüber, wie Mitarbeiter ihr Arbeitsumfeld erleben. Außerdem ergeben sich meistens direkte Hinweise darauf, wie sich die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter verbessern lässt.
Wir haben langjährige Erfahrung in der Durchführung und Auswertung aller Arten von Umfragen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung!
Damit die Mitarbeiterbefragung auch wirklich wertvolle Erkenntnisse liefert, sind hier die wichtigsten Tipps für einen Mitarbeiterbefragung-Fragebogen:
Direkte Fragen stellen
Verwirrende oder vage Fragen werden nur verwirrendes oder vages Feedback liefern. Fragen, die eigentlich mehrere Fragen enthalten, sind genauso problematisch wie ein Sprachgebrauch, den Mitarbeiter möglicherweise nicht verstehen. Jede Frage sollte nur einen einzigen Sachverhalt behandeln und eine einfache Sprache verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein Mitarbeiterbefragung-Fragebogen sollte außerdem möglichst kurze und markante Fragen enthalten.
Objektive Fragen verwenden
Ein effektiver Mitarbeiterbefragung-Fragebogen verwendet objektive Fragen, die nicht zu einer bestimmten Antwort verleiten. Suggestivfragen sollten also vermieden werden. Stattdessen empfehlen sich neutrale Formulierungen.
Eine ungünstige Frage wäre z.B.: “Wie sehr gefällt Ihnen unser Weiterbildungsangebot?” Ein direkteres und ehrlicheres Feedback würde man jedoch mit der folgenden Frage erhalten: “Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Weiterbildungsangebot gemacht?” Mitarbeiter geben eher ehrliche Antworten, wenn Sie neutral formulierte Fragen erhalten. Bei suggestiven Fragen ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter die Antwort geben, von der sie glauben, dass das Unternehmen sie hören möchte. Dies soll bei der Durchführung Mitarbeiterbefragung berücksichtigt werden.
Keine Ja/Nein-Fragen
Ja/Nein-Fragen beschränken die Antwortoptionen und ergeben nur ein sehr undifferenziertes Bild.
Eine bessere Option ist es, in einem Mitarbeiterbefragung-Fragebogen bzw. Mitarbeiterzufriedenhiet Fragenbogen detailliertere Antwortoptionen zu verwenden. Dies kann beispielsweise durch den Gebrauch von Likert-Skalen geschehen. Diese erlauben eine zuverlässigere statistische Auswertung der Daten.
Beim Gestalten von Mitarbeiterumfragen sollte man allerdings auch darauf achten, eine kleine Anzahl von offenen Fragen zu verwenden (z. B.: “Was braucht es, damit Ihre Abteilung erfolgreich ist?”). Somit haben Mitarbeiter die Möglichkeit, offen über das zu sprechen, was ihnen am wichtigsten ist.
Welche Fragen sind für Ihre Mitarbeiterbefragung Zufriedenheit sinnvoll?
Wie ein Fragebogen Aufbau allgemein aussehen soll, wurde in unserem Blog bereits dargelegt. Für eine Mitarbeiterumfrage im Speziellen sind dabei zwei Themenblöcke relevant: Zufriedenheitsfragen und demografische Fragen. Zufriedenheit lässt sich dabei auf mehreren Ebenen abfragen. Konkret sind diese Ebenen:
- allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen
- Zufriedenheit im Team/Abteilung
- Zufriedenheit mit Führungskräften
- Zufriedenheit mit eigenem Verantwortungsbereich
- Zufriedenheit mit Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Für die Mitarbeiterbefragung Auswertung stehen Ihnen die Experten von Novustat hilfreich zur Seite und erstellen gerne Fragebögen oder Auswertungen nach Ihren Bedürfnissen!
Die Operationalisierung im Mitarbeiterbefragung Fragebogen erfolgt dabei für jeden Block durch eine Mehrzahl an Aussagen. Die Befragten können diesen Aussagen dann entsprechend ihrer Erfahrung zustimmen oder ablehnen.
In unserem Unternehmen herrscht ein positives Arbeitsklima.
Ich empfehle unser Unternehmen gerne als attraktiven Arbeitgeber weiter.
Beispiele für Aussagen zu Zufriedenheit im Team:
Der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern im Team funktioniert vorbildlich.
In unserem Team arbeiten wir daran, Lösungen für Probleme und Fehler zu finden.
Beispiele für Aussagen zu Zufriedenheit mit eigenem Verantwortungsbereich:
Ich übernehme stets Verantwortung (für bestimmte Aufgaben) in meinem Arbeitsbereich.
Ich besitze das nötige Wissen und Know-how für meine tägliche Arbeit.
Insgesamt bilden mehrere Aussagen (das können bis zu 10 oder 15 sein) einen Themenblock. Diese Aussagen können aber auch untereinander gemischt auftreten. Für jeden dieser Blöcke lässt sich dann im Rahmen der Auswertung ein eigener Zufriedenheitsindex berechnen.
Mitarbeiterbefragung Zufriedenheit: Auf die sinnvolle Skalierung kommt es an!
Es empfiehlt sich, alle Fragen, die sich mit Zufriedenheit beschäftigen, einheitlich zu skalieren. Aus wissenschaftlicher Sicht ist hierzu die Likert Skala zu empfehlen. Dabei verwendet man am besten eine ungerade Skalierung mit fünf (oder alternativ: sieben) Skalenpunkten. Die Mittelkategorie hat hier den Vorteil, dass Mitarbeiter bei einzelnen Fragen auch eine teilweise Zufriedenheit benennen können und sich nicht pro oder contra festlegen müssen. Des Weiteren vereinfachen ungerade Skalierungen die spätere Berechnung von Zufriedenheitsindices.
Demografische Fragen stellt man dagegen zum Schluss des Mitarbeiterzufriedenheit-Fragebogens. Dabei sollten man nur Items in Betracht ziehen, die tatsächlich auswertungsrelevant sind. Dazu gehören möglicherweise z. B. Standort (wenn es mehrere Standorte gibt), Abteilung bzw. Arbeitsbereich, Alter, Stellung im Unternehmen, Unternehmenszugehörigkeit in Jahr, etc. Die Frage nach dem Geschlecht wird in der Regel allerdings eher weniger zentral sein. Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden dagegen tendenziell häufig wichtig sein. In der Summe sollte man dabei maximal 5-7 personenbezogene Fragen stellen. Für demografische Fragen sind vorgegebene Antwortkategorien sinnvoll. Diese Kategorien dienen dann später als sogenannte unabhängige Variablen, deren Einfluss auf die Zufriedenheit gemessen wird. Daraus lassen sich in weiterer Folge Maßnahmen und Verbesserungsmöglichkeiten ableiten.
Durchführung Mitarbeiterbefragung mit der optimalen Häufigkeit
Selbstverständlich sollten Mitarbeiterbefragungen oft genug durchgeführt werden, um wichtige Veränderungen im Unternehmen zu erfassen. Gleichzeitig sollten Umfragen aber nicht so oft stattfinden, dass sich Mitarbeiter belästigt fühlen.
Wie findet man aber nun die optimale Frequenz für eine Mitarbeiterbefragung? Hierzu sollte man sich in Erinnerung rufen, dass der Sinn vor Umfragen darin besteht, die eigenen Mitarbeiter zu verstehen und sie zu unterstützen. Mitarbeiter werden letztendlich unterstützt, indem Maßnahme zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen durchgeführt werden. Mitarbeiterbefragungen sind also nur dann sinnvoll, wenn man durch Maßnahmen zeitnah auf das Feedback der Mitarbeiter reagieren kann. Man sollte die Befragungsfrequenz daher nach der Flexibilität und Handlungsfähigkeit des Unternehmens festlegen.
Wenn ein Unternehmen tatsächlich flexibel genug ist, um täglich auf Feedback zu reagieren, können tägliche Pulsbefragungen durchaus sinnvoll sein. Man sollte allerdings nicht davon ausgehen, dass besonders häufige Mitarbeiterbefragungen automatisch besser für das Unternehmen sind. Damit Mitarbeiterbefragungen effektiv sind, müssen die eigenen Mitarbeiter Umfragen als Möglichkeit sehen, sinnvolle Veränderungen zu bewirken. Unbedingt vermeiden sollte man daher häufige Umfragen, die völlig folgenlos bleiben. Andernfalls verlieren die eigenen Mitarbeiter schnell den Glauben, dass Mitarbeiterbefragungen eine sinnvolle Tätigkeit darstellen. Wenn Mitarbeiter dagegen regelmäßig sinnvolle Maßnahmen aus den Mitarbeiterbefragungen wahrnehmen können, werden diese eher dazu neigen, ein ehrliches und umsetzbares Feedback im Mitarbeiterbefragung-Fragebogen zu geben.
Mitarbeiterbefragung-Fragebogen kurz halten
Niemand öffnet gerne eine Umfrage, um mehrere lange Fragen zu finden. Man sollte Mitarbeiterbefragungen daher eher kurzzuhalten. Mitarbeiter beantworten lieber 10 oder 20 direkte Fragen als 100 oder mehr. Folgende Strategien haben sich bewährt, um einen Mitarbeiterbefragung-Fragebogen kurz und effizient zu gestalten:
- Fragen in Themenbereiche gruppieren, die periodisch befragt werden
- Probelauf, um die benötigte Zeit für den Fragebogen zur messen
- Mit unterschiedlich langen Umfragen experimentieren und die Qualität der Antworten sowie die Rücklaufquote vergleichen
Mitarbeiterbefragung: Zufriedenheit und Mitarbeitermotivation steigern!
In Bezug auf den Mitarbeiterzufriedenheit-Fragebogen gilt es beim Ausfüllen einige Punkte zu beachten. Wichtig sind im Besonderen:
- Die persönliche Ansprache im Anschreiben, zB.: „Ihre ehrliche Meinung hilft, gemeinsam das Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.“)
- Die Zusicherung der Anonymität, zB.: „Zur Sicherung der Anonymität werden alle Fragebögen durch den Betriebsrat an eine externe Firma zur Auswertung übergeben.“)
- Tipps zum Ausfüllen des Fragebogens, am besten visualisiert. Zum Beispiel eine endpunktbenannte Skala:
Wie sehr stimmen Sie den folgender Aussagen zu?
| Ich bin gut informiert, um meine Aufgaben erfüllen zu können. | 
|
Anonymität bei der Durchführung Mitarbeiterbefragung gewährleisten
Anonyme Mitarbeiterbefragungen ermöglichen den Mitarbeitern, direktes und ehrliches Feedback ohne Angst abzugeben. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Antworten anonym sind, geben sie eher ehrliche Antworten. Dies gilt ganz besonders dann, wenn es um Feedback über Vorgesetzten oder andere Autoritätspersonen geht.
Warum eine Mitarbeiterbefragung anonym sein muss
Die Wahrung von Anonymität ist im Rahmen der Qualitätssicherung unerlässlich. Dies gilt gleichermaßen für Befragungen auf Papier (sogenannte Paper & Pencil-Umfragen) als auch für Onlinebefragungen. Denn in beiden Fällen muss Anonymität uneingeschränkt gewährleistet sein. Dies sollten Sie deshalb im jeweiligen Anschreiben an die Umfrageteilnehmer klar und deutlich ausführen.
Wie wichtig es ist, eine Mitarbeiterumfrage anonym durchzuführen, zeigt das Ergebnis einer repräsentativen Studie aus dem Jahr 2011: Bereits damals beklagte die befragte (deutsche) Bevölkerung einen Kontrollverlust in Bezug auf persönliche Daten. Im Vergleich zu 2001 waren drei von vier Befragten der Meinung, weniger Kontrolle darüber zu haben, wer Zugriff auf ihre eigenen persönlichen Daten hat.
Bei der Konzipierung einer Mitarbeiterbefragung sind folgende Aspekte zu beachten:
Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft durch Transparenz erhöhen
Informieren Sie die Mitarbeitenden vorab und im Begleitschreiben deutlich über Anlass, Umfang und Ziel der Mitarbeiterbefragung sowie die Art der Datenbearbeitung. Dadurch signalisieren Sie Offenheit und betonen Nutzen und Wichtigkeit der Teilnahme. Ein Beispiel: „Mit Ihrer Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung unterstützen Sie aktiv die weitere Entwicklung unseres Unternehmens. Dazu benötigen wir Ihre ehrliche Teilnahme. Ein Rückschluss auf die Antworten einer einzelnen Person und ihre Identität ist nicht möglich.“
Ein expliziter Hinweis auf die Sicherheit der Daten und die Garantie der Anonymität der Antworten zu Beginn des Fragebogens erhöht signifikant die Bereitschaft zur Teilnahme und die wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen. Die Wahrung der Anonymität muss sowohl für die Durchführung der Befragung als auch für die Datenauswertung gelten. Informieren Sie daher die Mitarbeitenden auch nach Abschluss der Mitarbeiterbefragung über die Ergebnisse, Optimierungen und Maßnahmen-Empfehlungen.
Anonyme Online-Umfrage
Aufgrund zahlreicher Vorteile bei der Erstellung und Analyse werden Mitarbeiterumfragen anonym und online durchgeführt. Bei Online-Mitarbeiterbefragungen sollte mit professioneller Software gearbeitet werden, die eine Auswertung von E-Mail- oder IP-Adressen technisch ausschließen und somit gleichermaßen Anonymität und Datenschutz gewährleisten kann. Im Falle einer Mitarbeiterbefragung per Mail sollte softwareseitig sichergestellt werden, dass jedem Teilnehmer zufallsgesteuert genau ein Link zum Online-Fragebogen zugestellt wird. Weder Name noch IP-Adresse noch andere personenbezogene Merkmale dürfen für den Durchführenden der Befragung ersichtlich sein.
Eine weitere zielführende Möglichkeit für eine anonyme Online-Umfrage stellt die Befragung über den offenen Link dar, welcher für jeden Teilnehmer identisch ist. Damit ist per se keine eindeutige technische Verknüpfung der abgegebenen Antworten zu den Teilnehmern möglich. Es wird lediglich angezeigt, zu welchem Zeitpunkt ein Teilnehmer den Fragebogen bearbeitet hat. Durch die Verwendung von Cookies lässt sich eine wiederholte Teilnahme einer Person an der Befragung ausschließen.
Achten Sie auf den Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung
Neben der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeiter sollten Sie auch sicherstellen, dass die erhobenen Daten nach geltendem Recht gespeichert, gesichert und verarbeitet werden. Dazu bedarf es einer Datenübertragung über eine sichere, SSL-verschlüsselte https-Verbindung.
In der Regel sollten personenbezogene Daten nur dann erhoben werden, wenn der Teilnehmer in Form einer Einwilligungserklärung der im Zuge der Befragung gemachten Datenschutzerklärung eindeutig zustimmt. Diese Erklärung sollte Teilnehmer auch über ihre Rechte (Anspruch auf Auskunft, Löschung, Widerruf etc.) aufklären. Da Umfragen meist zeitlich begrenzt sind, sollten die Teilnehmer auch über zeitliche Vorgaben und den Verbleib der Daten nach dem Ablauf der Fristen in Kenntnis gesetzt werden.
Wie ein Hinweis zum Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung aussehen könnte, zeigt beispielhaft die nachfolgende Grafik. Mit dem Klick auf ‚Weiter‘ geht es dann zu den eigentlichen Fragen.
Schlussendlich sollten die erhobenen Informationen auch ausreichend vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sein, d. h.. Sie legen idealerweise bereits vorab fest, welche Personen zur Verarbeitung berechtigt sind und schützen den Datensatz mit einer Diceware Passpharase. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung anonym bleibt.
Sich auf wichtige Themen konzentrieren
Eine Mitarbeiterbefragung ist ein wertvolles Instrument. Der Mitarbeiterbefragung-Fragebogen sollte somit bei den vorgesehenen Themen bleiben und nicht auf irrelevante Themen abschweifen. Fragen zum Menü der Kantine sind vielleicht unterhaltsam und möglicherweise auch nützlich für den Betrieb der Kantine. Trotzdem sind solche Fragen nicht besonders relevant, wenn die Umfrage darauf abzielt, die Beziehungen der Mitarbeiter zu ihrem Vorgesetzten zu verstehen. Um die Relevanz des Mitarbeiterbefragung-Fragebogens für Mitarbeiter sicherzustellen, soll dieser sorgfältig geprüft und priorisiert werden.
Ergebnisse aus dem Mitarbeiterbefragung-Fragebogen kommunizieren und in Maßnahmen umsetzen
Das Feedback aus einer Mitarbeiterbefragung sollte nicht in einem schwarzen Loch verschwinden. Stattdessen sollte man die wichtigsten Ergebnisse mit den eigenen Mitarbeitern teilen. Einerseits schafft man so eine Kultur der Transparenz im Unternehmen. Gleichzeitig dienen die Ergebnisse somit aber auch als Leitfaden für Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Selbstverständlich sollten diese Maßnahmen dann auch zeitnah erfolgen. Andernfalls könnten die Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass sich das Unternehmen nicht ernsthaft um die Anliegen der eigenen Mitarbeiter kümmert. Wenn die Mitarbeiter jedoch sehen, dass die Umfrageergebnisse schnell gut durchdachte Maßnahmen hervorbringen, werden sie bei zukünftigen Umfragen gerne ein ehrliches und konstruktives Feedback geben.
Praxisbeispiel für eine Mitarbeiterbefragung Zufriedenheit
Um einen typischen Ablauf sowie die Möglichkeiten einer professionellen Zufriedenheitsbefragung darzustellen, gehen wir zum Abschluss auf ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis ein.
Vorbereitung und Herausforderung
Ein deutsches Unternehmen aus der Pharma-Industrie wandte sich an Novustat, um Unterstützung bei der Planung und Auswertung einer Mitarbeiterbefragung zu erhalten. Anlass waren auffällige Unterschiede in der Qualität der Ergebnisse einzelner Departements sowie Unterschiede in der Fluktuation und im Krankenstand.
Novustat konnte geeignete Befragungsinstrumente bereitstellen. Besonders intensiv war die Beratung über die Organisation der Umfrage. Es konnte sichergestellt werden, dass die MitarbeiterInnen offen und ehrlich antworten und nicht befürchten mussten, durch kritische Antworten letztlich Nachteile zu erleiden. Einerseits sollten die Fragebögen anonym ausgefüllt werden, andererseits sollte eine Zuordnung zu den einzelnen Departements möglich sein. Dazu wurden die jeweiligen Einheiten einerseits groß genug definiert, um das Gefühl zu vermitteln, Teil einer Menge zu sein, andererseits klein genug, um konkrete Verantwortungsbereiche der Führungskräfte identifizieren zu können. Wir planten daher für die statistische Auswertung der Mitarbeiterzufriedenheit Fragebogen und operatives Vorgehen.
Der Kunde wurde in der Vorbereitungsphase eng in den Prozess eingebunden und dahin gehend beraten, wie er die MitarbeiterInnen motiviert, sie über Sinn und Zweck der Befragung informiert und diese als Instrument zur Verbesserung der Führungsqualität und zur Personalentwicklung vermittelt.
Projektverlauf und Auswertung
Es wurde eine neutrale Plattform für die Durchführung der Online-Umfrage organisiert. Außerdem wurde sichergestellt, dass die IP-Adressen nicht gespeichert werden, um weiterhin Anonymität zu gewährleisten. Dies wurde mit Vertretern des Personals und der Personalabteilung gemeinsam verifiziert.
Nach diesen Vorbereitungen organisierte der Kunde die Befragung in Eigenregie. Abgefragt wurden durch den Fragebogen Mitarbeiterzufriedenheit und demografische Variablen. Von Seiten der Online-Plattform wurden die Daten bereitgestellt und insgesamt für die gesamte Mitarbeiterbefragung auch grafisch aufbereitet.
Bei der Auswertung Mitarbeiterbefragung, der Interpretation der Ergebnisse für die einzelnen Departements und einem Benchmarking unterstützte Novustat wiederum die Personalabteilung. Es war darauf zu achten, dass Unterschiede erst dann zu einer Wertung und möglicherweise zu Maßnahmen führen, wenn sie statistisch abgesichert werden konnten.
Um die beeinflussbaren Faktoren für Zufriedenheit und Commitment der MitarbeiterInnen in ihrer jeweiligen Bedeutung darzustellen, wurden Varianzanalysen, multiple Regressionsanalysen und Clusteranalysen berechnet.
Ergebnis und Lieferung
Die Ergebnisse der Auswertung Mitarbeiterbefragung wurden praxisnah in einer Präsentation dargestellt. Dabei wurde mit Unternehmensvertretern diskutiert, welche Faktoren in welcher Reihenfolge bearbeitet werden sollten. Letztlich konnte das Unternehmen durch eine Reihe angepasster Personalentwicklungs- und Organisationsmaßnahmen das Commitment und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, den Krankenstand senken und die Effizienz an bisherigen Engpässen deutlich anheben.
Fazit: Wertvolle Erkenntnisse durch den Mitarbeiterbefragung-Fragebogen
Ein Mitarbeiterbefragung-Fragebogen ist ein unentbehrliches Werkzeug, um aussagekräftige Rückmeldungen zu den Arbeitsbedingungen im Unternehmen zu erhalten. Wertvolle Erkenntnisse lassen sich insbesondere dann gewinnen, wenn man besonders darauf achtet, den Fragebogen sinnvoll und relevant zu gestalten. Mit solchen Fragebögen sind Mitarbeiter dazu bereit, offen und ehrlich über ihre Erfahrungen mit ihrer Arbeit, ihrem Vorgesetzten und ihren Mitarbeitern zu sprechen. Mit einem sorgfältig erstellten Mitarbeiterzufriedenheit Fragebogen kann man ein wichtiges Feedback erhalten, um sinnvolle Maßnahmen einzuleiten und eine höhere Mitarbeitermotivation zu erreichen.
Weiterführende Quellen
Porst, Rolf. Fragebogen. Ein Arbeitsbuch. 4. Aufl. VS Verlag 2014.
Rolle, Stefanie. Work-Life-Balance. Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung durch familienfreundliche Maßnahmen. Diplomica Verlag 2018.
Survey Monkey: Mitarbeiterbefragung.
Datenschutz.org: Auch bei einer Umfrage muss der Datenschutz gewahrt sein
marktforschung.de: Datenschutz: Deutsche beklagen Kontrollverlust über persönliche Daten
Netigate: Datenschutz und Anonymität bei Online-Mitarbeiterbefragungen
Borg, Ingwer. Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen, Hogrefe Verlag 2015.