Mitarbeiterbefragungen sind heutzutage essenziell für den Unternehmenserfolg. Sie geben Aufschluss über die Zufriedenheit und das Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und evaluieren mögliche Schwachstellen im Unternehmen. Somit bieten Mitarbeiterumfragen eine Grundlage für effiziente Entscheidungen. Dadurch werden die Erfahrungen der Belegschaft aktiv in Optimierungsprozesse mit eingebunden. Bei Umfragen werden allerdings zwingend sensible Daten abgefragt – vor allem personenbezogene Daten. Dies führt bei Betroffenen immer wieder zu Vorbehalten gegenüber Mitarbeiterbefragungen. Zum einen ist die Befürchtung vorhanden, dass ehrliche Antworten möglicherweise die Karrierechancen verschlechtern oder sogar den eigenen Arbeitsplatz gefährden. Andererseits kommen Bedenken über Anonymität und Datensicherheit hinzu. Um solchen berechtigten Zweifeln entgegenzuwirken und damit die Akzeptanz zu erhöhen, ist es wichtig, Mitarbeiterbefragungen anonym durchzuführen. Außerdem soll garantiert werden, den Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung einzuhalten.
Wie wird es allerdings möglich, eine Mitarbeiterbefragung anonym durchzuführen? Grundsätze und Hintergrundinformationen zu Anonymität und Datenschutz werden im Folgenden näher erläutert. Für weitere und tiefergehende Informationen wenden Sie sich an uns für eine Beratung zum Thema Auswertung Mitarbeiterbefragung!
Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung von anonymen und nicht anonymen Mitarbeiterbefragungen sowie bei der Datensammlung und Statistikerstellung! Unsere Leistungen können Sie ganz unverbindlich anfragen.
Dieser Artikel beantwortet folgende Fragen:
- Wie kann man eine Mitarbeiterbefragung anonym gestalten?
- Welche Grundsätze sollten gemäß Datenschutz beachtet werden, um eine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen zu können?
Warum eine Mitarbeiterbefragung anonym sein muss
Die Wahrung von Anonymität ist im Rahmen der Qualitätssicherung unerlässlich. Dies gilt gleichermaßen für Befragungen auf Papier (sogenannte Paper & Pencil-Umfragen) als auch für Onlinebefragungen. Denn in beiden Fällen muss Anonymität uneingeschränkt gewährleistet sein. Dies sollten Sie deshalb im jeweiligen Anschreiben an die Umfrageteilnehmer klar und deutlich ausführen.
Wie wichtig es ist, eine Mitarbeiterumfrage anonym durchzuführen, zeigt das Ergebnis einer repräsentativen Studie aus dem Jahr 2011: Bereits damals beklagte die befragte (deutsche) Bevölkerung einen Kontrollverlust in Bezug auf persönliche Daten. Im Vergleich zu 2001 waren drei von vier Befragten der Meinung, weniger Kontrolle darüber zu haben, wer Zugriff auf ihre eigenen persönlichen Daten hat.
Bei der Konzipierung einer Mitarbeiterbefragung sind folgende Aspekte zu beachten:
Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft durch Transparenz erhöhen
Informieren Sie die Mitarbeitenden vorab und im Begleitschreiben deutlich über Anlass, Umfang und Ziel der Mitarbeiterbefragung sowie die Art der Datenbearbeitung. Dadurch signalisieren Sie Offenheit und betonen Nutzen und Wichtigkeit der Teilnahme. Ein Beispiel: „Mit Ihrer Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung unterstützen Sie aktiv die weitere Entwicklung unseres Unternehmens. Dazu benötigen wir Ihre ehrliche Teilnahme. Ein Rückschluss auf die Antworten einer einzelnen Person und ihre Identität ist nicht möglich.“
Ein expliziter Hinweis auf die Sicherheit der Daten und die Garantie der Anonymität der Antworten zu Beginn des Fragebogens erhöht signifikant die Bereitschaft zur Teilnahme und die wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen. Die Wahrung der Anonymität muss sowohl für die Durchführung der Befragung als auch für die Datenauswertung gelten. Informieren Sie daher die Mitarbeitenden auch nach Abschluss der Mitarbeiterbefragung über die Ergebnisse, Optimierungen und Maßnahmen-Empfehlungen.
Anonyme Online-Umfrage
Aufgrund zahlreicher Vorteile bei der Erstellung und Analyse werden Mitarbeiterumfragen anonym und online durchgeführt. Bei Online-Mitarbeiterbefragungen sollte mit professioneller Software gearbeitet werden, die eine Auswertung von E-Mail- oder IP-Adressen technisch ausschließen und somit gleichermaßen Anonymität und Datenschutz gewährleisten kann. Im Falle einer Mitarbeiterbefragung per Mail sollte softwareseitig sichergestellt werden, dass jedem Teilnehmer zufallsgesteuert genau ein Link zum Online-Fragebogen zugestellt wird. Weder Name noch IP-Adresse noch andere personenbezogene Merkmale dürfen für den Durchführenden der Befragung ersichtlich sein.
Eine weitere zielführende Möglichkeit für eine anonyme Online-Umfrage stellt die Befragung über den offenen Link dar, welcher für jeden Teilnehmer identisch ist. Damit ist per se keine eindeutige technische Verknüpfung der abgegebenen Antworten zu den Teilnehmern möglich. Es wird lediglich angezeigt, zu welchem Zeitpunkt ein Teilnehmer den Fragebogen bearbeitet hat. Durch die Verwendung von Cookies lässt sich eine wiederholte Teilnahme einer Person an der Befragung ausschließen.
Achten Sie auf den Datenschutz Mitarbeiterbefragung
Neben der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeiter sollten Sie auch sicherstellen, dass die erhobenen Daten nach geltendem Recht gespeichert, gesichert und verarbeitet werden. Dazu bedarf es einer Datenübertragung über eine sichere, SSL-verschlüsselte https-Verbindung.
In der Regel sollten personenbezogene Daten nur dann erhoben werden, wenn der Teilnehmer in Form einer Einwilligungserklärung der im Zuge der Befragung gemachten Datenschutzerklärung eindeutig zustimmt. Diese Erklärung sollte Teilnehmer auch über ihre Rechte (Anspruch auf Auskunft, Löschung, Widerruf etc.) aufklären. Da Umfragen meist zeitlich begrenzt sind, sollten die Teilnehmer auch über zeitliche Vorgaben und den Verbleib der Daten nach dem Ablauf der Fristen in Kenntnis gesetzt werden.
Wie ein Hinweis zum Datenschutz Mitarbeiterbefragung aussehen könnte, zeigt beispielhaft die nachfolgende Grafik. Mit dem Klick auf ‚Weiter‘ geht es dann zu den eigentlichen Fragen.
Schlussendlich sollten die erhobenen Informationen auch ausreichend vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sein, d. h.. Sie legen idealerweise bereits vorab fest, welche Personen zur Verarbeitung berechtigt sind. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung anonym bleibt.
Zusammenfassung: Mitarbeiterbefragung anonym durchführen
Dieser Artikel hat sich mit der Frage von Anonymität und Datensicherheit bei Mitarbeiterbefragungen beschäftigt. Legen Sie Wert darauf, eine geeignete Vorgehensweise zu finden, mit der Sie eine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen können. Schaffen Sie Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern, informieren Sie sie hinsichtlich des Ziels und Umfang der Befragung sowie über die Ergebnisse und die zu treffenden Maßnahmen. Dadurch erhöhen Sie zum einen die Akzeptanz von Mitarbeiterbefragungen und zum anderen steigern Sie durch diese Art der Mitarbeiterbeteiligung langfristig deren Motivation und die Bindung an das Unternehmen. Für weitere Unterstützung in Bezug auf Fragen zu Anonymität und Datensicherheit bei Mitarbeiterumfragen stehen Ihnen die Experten von Novustat gerne zur Seite.
Quellenangaben
Datenschutz.org: Auch bei einer Umfrage muss der Datenschutz gewahrt sein
marktforschung.de: Datenschutz: Deutsche beklagen Kontrollverlust über persönliche Daten
Netigate: Datenschutz und Anonymität bei Online-Mitarbeiterbefragungen
Borg, Ingwer. Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen, Hogrefe Verlag 2015.
Friedrichs, Jürgen. Methoden empirischer Sozialforschung. Opladen, Westdeutscher Verlag 1990.