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Mitarbeiterbefragung anonym durchführen: So stellt man die Anonymität der Umfrage sicher

Mitarbeiterbefragungen sind heute ein zentraler Bestandteil von Unternehmenserfolg. Sie geben Aufschluss über die Zufriedenheit und das Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und evaluieren mögliche Schwachstellen im Unternehmen. Somit bieten Mitarbeiterumfragen die Grundlage für effiziente Entscheidungen. Dadurch werden die Erfahrungen der Belegschaft aktiv in Optimierungsprozesse mit eingebunden. Bei Umfragen werden allerdings zwingend sensible Daten abgefragt, im Besonderen sogenannte personenbezogene Daten. Dies führt bei Betroffenen immer wieder zu Vorbehalten gegenüber Mitarbeiterbefragungen. Zum einen ist die Befürchtung vorhanden, dass ehrliche Antworten möglicherweise die Karrierechancen verschlechtern oder sogar den eigenen Arbeitsplatz gefährden. Andererseits kommen Bedenken über Anonymität und Datensicherheit hinzu. Um solchen berechtigten Zweifeln entgegenzuwirken und damit die Akzeptanz zu erhöhen, ist es wichtig, Mitarbeiterbefragungen anonym und  freiwillig durchzuführen. Außerdem sollten sie sicherstellen den Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung einzuhalten.

Wann ist aber eine Mitarbeiterumfrage nicht nur vertraulich, sondern anonym? Grundsätze und Hintergrundinformationen zu Anonymität und Datenschutz liefert dieser Beitrag. Für weitere und tiefergehende Informationen wenden Sie sich an uns für eine Beratung zum Thema Auswertung Mitarbeiterbefragung!

Dieser Artikel beantwortet folgende Fragen:

  • Wie kann man eine Mitarbeiterbefragung anonym gestalten?
  • Welche Grundsätze sollten bei einer Mitarbeiterbefragung gemäß Datenschutz beachtet werden?

Warum eine Mitarbeiterbefragung anonym sein muss

Die Wahrung von Anonymität ist im Rahmen der Qualitätssicherung unerlässlich. Dies gilt gleichermaßen für Befragungen auf Papier (sogenannte Paper & Pencil-Umfragen) als auch für Onlinebefragungen. Denn in beiden Fällen muss Anonymität uneingeschränkt gewährleistet sein. Dies sollten Sie deshalb im jeweiligen Anschreiben an die Umfrageteilnehmer klar und deutlich ausführen.

Wie wichtig es ist, eine Mitarbeiterbefragung anonym durchzuführen, zeigt das Ergebnis einer repräsentativen Studie aus dem Jahr 2011: Bereits damals beklagte die befragte (deutsche) Bevölkerung einen Kontrollverlust über persönliche Daten. Im Vergleich zu 2001 waren drei von vier Befragten der Meinung, weniger Kontrolle darüber zu haben, wer Zugriff auf die eigenen persönlichen Daten hat.

Für die Konzipierung einer Mitarbeiterbefragung sind folgende Kriterien zu beachten:

Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft erhöhen durch Transparenz

Informieren Sie vorab und im Begleitschreiben deutlich über Anlass, Umfang und Ziel der Mitarbeiterbefragung sowie die Art der Verarbeitung. Damit signalisieren Sie Offenheit und betonen Nutzen und Wichtigkeit der Teilnahme. Ein Beispiel: „Mit Ihrer Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung unterstützen Sie aktiv die weitere Entwicklung unseres Unternehmens. Dazu benötigen wir Ihre ehrliche Teilnahme. Ein Rückschluss auf die Antworten einer einzelnen Person und ihre Identität ist nicht möglich.“

Ein expliziter Hinweis auf die Sicherheit der Daten und die Garantie der Anonymität der Antworten zu Beginn des Fragebogens erhöht signifikant die Bereitschaft zur Teilnahme und die wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen. Die Wahrung der Anonymität muss sowohl für die Durchführung der Befragung als auch für die Auswertung der Ergebnisse gelten. Informieren Sie daher auch nach Abschluss der Befragung über die Ergebnisse, Optimierungen und Maßnahmen-Empfehlungen.

Anonyme Online-Umfrage

Aufgrund zahlreicher Vorteile bei Erstellung und Analyse werden Umfragen zunehmend online durchgeführt. Bei Online-Mitarbeiterbefragungen sollte mit professioneller Software gearbeitet werden, die eine Auswertung von E-Mail- oder IP-Adressen technisch ausschließen und somit gleichermaßen Anonymität und Datenschutz gewährleisten. Im Falle einer Mitarbeiterbefragung per Mail sollte softwareseitig sichergestellt sein, dass jedem Teilnehmer zufallsgesteuert genau ein Link zum Online-Fragebogen zugestellt wird. Weder Name noch IP-Adresse noch andere personenbezogene Merkmale dürfen für den Durchführenden der Befragung ersichtlich sein.

Eine weitere zielführende Möglichkeit für eine anonyme Online-Umfrage stellt die Befragung per offenem Link dar, welcher für jeden Teilnehmer identisch ist. Damit ist per se keine eindeutige technische Verknüpfung der abgegebenen Antworten zu den Teilnehmern möglich. Es wird lediglich angezeigt, zu welchem Zeitpunkt ein Teilnehmer den Fragebogen bearbeitet hat. Durch die Verwendung von Cookies lässt sich eine wiederholte Teilnahme einer Person an der Befragung ausschließen.

Achten Sie auf Datenschutz Mitarbeiterbefragung

Neben der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeiter sollten Sie auch sicherstellen, dass die erhobenen Daten nach geltendem Recht gespeichert, gesichert und verarbeitet werden. Dazu bedarf es zum einen einer Datenübertragung über eine sichere, SSL-verschlüsselte https-Verbindung.

In der Regel sollten personenbezogene Daten nur dann erhoben werden, wenn der Teilnehmer in Form einer Einwilligungserklärung der im Zuge der Befragung gemachten Datenschutzerklärung eindeutig zustimmt. Diese Erklärung sollte Teilnehmer auch über ihre Rechte (Anspruch auf Auskunft, Löschung, Widerruf, etc.) aufklären. Da Umfragen meist zeitlich begrenzt sind, sollten die Teilnehmer auch über zeitliche Vorgaben und den Verbleib der Daten nach Ablauf der Fristen in Kenntnis gesetzt werden.

Wie ein Hinweis zum Datenschutz Mitarbeiterbefragung aussehen könnte, zeigt beispielhaft die nachfolgende Grafik. Mit dem Klick auf ‚Weiter‘ geht es dann zu den eigentlichen Fragen.

Mitarbeiterbefragung anonym durchführen und Mitarbeiterbefragung Datenschutz einhalten
Ein beispielhafter Hinweis zum Datenschutz für die Mitarbeiterbefragung

Schlussendlich sollten die erhobenen Informationen auch ausreichend vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sein, d. h.. Sie legen idealerweise bereits vorab fest, welche Personen zur Verarbeitung berechtigt sind.

Zusammenfassung: Mitarbeiterbefragung anonym durchführen

Dieser Artikel hat sich mit der Frage von Anonymität und Datensicherheit bei Mitarbeiterbefragungen beschäftigt. Legen Sie Wert darauf, eine geeignete Vorgehensweise finden, mit der Sie beide Vorgaben garantieren können. Schaffen Sie Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern, informieren Sie hinsichtlich des Ziels und Umfang der Befragung sowie über die Ergebnisse und die zu treffenden Maßnahmen. Dadurch erhöhen Sie zum einen die Akzeptanz von Mitarbeiterbefragungen und zum anderen steigern Sie durch diese Art der Mitarbeiterbeteiligung langfristig deren Motivation und die Bindung an das Unternehmen. Für weitere Unterstützung in Bezug auf Fragen zu Anonymität und Datensicherheit bei Mitarbeiterumfragen stehen Ihnen die Experten von Novustat gerne zur Seite.

Quellenangaben

Datenschutz.org: Auch bei einer Umfrage muss der Datenschutz gewahrt sein

marktforschung.de: Datenschutz: Deutsche beklagen Kontrollverlust über persönliche Daten

Netigate: Datenschutz und Anonymität bei Online-Mitarbeiterbefragungen

Borg, Ingwer. Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen, Hogrefe Verlag 2015.

Friedrichs, Jürgen. Methoden empirischer Sozialforschung. Opladen, Westdeutscher Verlag 1990.